KYC, control de sanciones y diligencia debida en el comercio de materias primas: cómo es un expediente de contraparte conforme

El KYC, el control de sanciones y la diligencia debida en el comercio de materias primas no son una formalidad añadida por el departamento de cumplimiento; son el mecanismo que impide que un comprador envíe una carta de crédito a una empresa que no existe, y que un banco congele el pago una vez enviado. Un expediente de contraparte conforme responde a dos preguntas: quién es esta empresa y si puede entregar lo que ofrece. Este artículo expone qué contiene ese expediente.

Cómo es un expediente de contraparte conforme

Un expediente completo tiene cinco secciones. Cada una se construye a partir de documentos obtenidos de fuentes independientes, no solo de la contraparte, y cada una está fechada y firmada por la persona que la verificó.

1. Identidad jurídica

• Certificado de constitución y extracto actualizado del registro mercantil oficial (Handelsregister, Companies House, KvK, Receita Federal, DMCC, etc.), obtenido directamente del registro
• Estatutos sociales y registro de administradores
• Domicilio social confirmado contra el registro, y dirección operativa confirmada mediante visita, factura de suministros o informe de un tercero
• Números de identificación fiscal y de IVA validados a través de VIES o del equivalente nacional
• Documentos de identidad de los firmantes y acuerdo del consejo o poder notarial que los autoriza a firmar

2. Propiedad y control

El expediente identifica a cada beneficiario final que posea el 25 % o más, como exigen las Directivas de la UE contra el blanqueo de capitales, y rastrea la cadena a través de cualquier sociedad holding con extractos registrales en cada nivel. Una contraparte que no puede o no quiere revelar sus UBO no puede ser dada de alta por un banco y, por tanto, no puede cobrar mediante una carta de crédito.

3. Sanciones y medios adversos

El control de sanciones se realiza contra las listas de la UE, la OFSI del Reino Unido, la OFAC de EE. UU. y la ONU, y contra las listas de los países de origen, tránsito y destino, cubriendo la entidad, sus administradores, sus UBO, el buque y los bancos corresponsales. El control se documenta con la herramienta utilizada, la fecha, los términos de búsqueda y la resolución de cada posible coincidencia. El control de medios adversos y una consulta de los registros de litigios e insolvencia completan la sección. El expediente también registra la situación de control de exportaciones de los bienes, cuando se aplican restricciones de doble uso o comerciales, y las restricciones relacionadas con el origen que afectan a productos como los derivados del petróleo de origen ruso o el oro de origen sancionado.

Regla: ningún documento de un expediente de contraparte se acepta únicamente sobre la palabra de la contraparte; cada elemento se obtiene de una fuente independiente o se verifica contra una, y la verificación queda registrada.

4. Capacidad de cumplimiento

Esta es la sección que más compradores omiten y que más fraudes explotan. Para un vendedor de EN 590, el expediente registra el contrato de refinería o de almacenamiento, la confirmación de la terminal y la relación con la empresa de inspección. Para un exportador de azúcar, registra el registro del ingenio en el MAPA, la habilitación de exportación RADAR y la naviera o el transitario. Para un proveedor de cátodos de cobre, registra la fundición o el warrant de almacén de la LME y el registro de la marca. Las referencias comerciales se confirman llamando al comprador referenciado a través de su centralita, y el historial de embarques se comprueba, cuando está disponible, mediante bases de datos de conocimientos de embarque o registros portuarios.

5. Financiero y bancario

• Estados financieros auditados de los dos o tres últimos ejercicios, o una carta de referencia bancaria obtenida banco a banco
• Nombre del banco de la contraparte y confirmación de que el banco gestionará el crédito documentario; el banco del comprador confirma la existencia de una relación RMA entre ambos bancos para la mensajería SWIFT
• Seguro de crédito o confirmación de una institución de financiación del comercio, si la operación está financiada

Cómo la diligencia debida distingue a los productores de los intermediarios

La mayoría de las ofertas en el mercado abierto proceden de intermediarios. No hay nada malo en un intermediario que tiene un mandato de un productor, pero el expediente debe mostrar ese mandato: una autorización firmada y fechada en papel con membrete del productor, confirmada por el productor a través de datos de contacto obtenidos de forma independiente. Las preguntas que separan a una contraparte capaz de cumplir de un simple membrete son fácticas y rápidas de plantear:

1. ¿Dónde está físicamente el producto y quién lo confirmará: refinería, terminal, ingenio, fundición o almacén?
2. ¿Qué empresa de inspección lo ha muestreado, bajo qué número de informe?
3. ¿Qué banco avisará o confirmará la carta de crédito, y conoce ese banco al vendedor?
4. ¿Qué embarques recientes pueden verificarse con el comprador, el transportista o el puerto?
5. ¿Quién es el UBO y aparece esa persona en alguna lista?

Un intermediario con un mandato auténtico responde a las cinco en un día porque el productor le facilita las respuestas. Una cadena de brókers no puede responder a ninguna, y el procedimiento que propone, que suele empezar con el instrumento bancario del comprador, está diseñado para evitar las preguntas.

Normas y fuentes

La estructura anterior sigue las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional sobre diligencia debida con el cliente, las Directivas AML de la UE, los principios de financiación del comercio del Grupo Wolfsberg que los bancos aplican a los créditos documentarios bajo UCP 600 y la guía de diligencia debida de la OCDE para cadenas de suministro de minerales. La UE, la OFAC y la OFSI publican orientaciones sobre el control y los falsos positivos. Un expediente construido sobre estas fuentes es aceptado por cualquier banco, aseguradora o contraparte que importe.

Formato práctico

Mantenga una carpeta indexada por contraparte con un resumen de una página al principio: denominación legal, número de registro, UBO, resultado y fecha del control de sanciones, evidencia de capacidad, banco, revisor y fecha de la próxima revisión, con la evidencia detrás de cada línea. El resumen es lo que pide un banco o un consejo de administración; la evidencia es lo que protege a la empresa cuando una operación se cuestiona más adelante.