KYC, filtrage des sanctions et diligence raisonnable dans le négoce de matières premières : à quoi ressemble un dossier de contrepartie conforme

Le KYC, le filtrage des sanctions et la diligence raisonnable dans le négoce de matières premières ne sont pas une formalité ajoutée par le service conformité ; ce sont le mécanisme qui empêche un acheteur d'envoyer une lettre de crédit à une société qui n'existe pas, et qui empêche une banque de geler le paiement une fois envoyé. Un dossier de contrepartie conforme répond à deux questions : qui est cette société, et peut-elle livrer ce qu'elle propose. Cet article expose ce que contient ce dossier.

À quoi ressemble un dossier de contrepartie conforme

Un dossier complet comporte cinq sections. Chacune est constituée de documents obtenus de sources indépendantes, et non uniquement de la contrepartie, et chacune est datée et visée par la personne qui l'a vérifiée.

1. Identité juridique

• Certificat de constitution et extrait à jour du registre officiel des sociétés (Handelsregister, Companies House, KvK, Receita Federal, DMCC, etc.), obtenu directement auprès du registre
• Statuts et registre des dirigeants
• Adresse enregistrée confirmée par rapport au registre, et adresse d'exploitation confirmée par une visite sur site, une facture de services publics ou un rapport de tiers
• Numéros d'identification fiscale et de TVA validés via VIES ou l'équivalent national
• Pièces d'identité des signataires et résolution du conseil ou procuration les autorisant à signer

2. Propriété et contrôle

Le dossier identifie chaque bénéficiaire effectif ultime détenant 25 % ou plus, comme l'exigent les directives anti-blanchiment de l'UE, et retrace la chaîne à travers toute société holding avec des extraits de registre à chaque niveau. Une contrepartie qui ne peut ou ne veut pas divulguer ses UBO ne peut être intégrée par une banque, et ne peut donc pas être payée par lettre de crédit.

3. Sanctions et médias défavorables

Le filtrage des sanctions est effectué par rapport aux listes de l'UE, de l'OFSI britannique, de l'OFAC américain et de l'ONU ainsi qu'aux listes des pays d'origine, de transit et de destination, et couvre l'entité, ses dirigeants, ses UBO, le navire et les banques correspondantes. Le filtrage est documenté avec l'outil utilisé, la date, les termes de recherche et le traitement de chaque correspondance potentielle. Le filtrage des médias défavorables et une vérification des registres de contentieux et d'insolvabilité complètent la section. Le dossier consigne également le statut de contrôle des exportations des marchandises, lorsque des restrictions à double usage ou commerciales s'appliquent, et les restrictions liées à l'origine qui affectent des produits tels que les produits pétroliers d'origine russe ou l'or d'origine sanctionnée.

Règle : aucun document d'un dossier de contrepartie n'est accepté sur la seule parole de la contrepartie ; chaque élément est soit obtenu d'une source indépendante, soit vérifié par rapport à une telle source, et la vérification est consignée.

4. Capacité d'exécution

C'est la section que la plupart des acheteurs sautent et que la plupart des fraudes exploitent. Pour un vendeur d'EN 590, le dossier consigne le contrat de raffinerie ou de stockage, la confirmation du terminal et la relation avec la société d'inspection. Pour un exportateur de sucre, il consigne l'enregistrement de la sucrerie auprès du MAPA, l'habilitation à l'exportation RADAR et la compagnie maritime ou le transitaire. Pour un fournisseur de cathodes de cuivre, il consigne la fonderie ou le warrant d'entrepôt LME et l'enregistrement de la marque. Les références commerciales sont confirmées en appelant l'acheteur référencé via son standard, et l'historique d'expédition est vérifié lorsque c'est possible via les bases de données de connaissements ou les registres portuaires.

5. Finances et banque

• États financiers audités des deux ou trois derniers exercices, ou lettre de référence bancaire obtenue de banque à banque
• Nom de la banque de la contrepartie et confirmation que cette banque traitera le crédit documentaire ; une relation RMA entre les deux banques pour la messagerie SWIFT est confirmée par la banque de l'acheteur
• Assurance-crédit ou confirmation d'une institution de financement du commerce, si la transaction est financée

Comment la diligence raisonnable distingue les producteurs des intermédiaires

La plupart des offres sur le marché ouvert proviennent d'intermédiaires. Il n'y a rien de répréhensible chez un intermédiaire qui détient un mandat d'un producteur, mais le dossier doit montrer ce mandat : une autorisation signée et datée sur le papier à en-tête du producteur, confirmée par le producteur via des coordonnées obtenues de manière indépendante. Les questions qui distinguent une contrepartie capable d'exécuter d'un en-tête sont factuelles et rapides à poser :

1. Où se trouve physiquement le produit, et qui le confirmera : raffinerie, terminal, sucrerie, fonderie ou entrepôt ?
2. Quelle société d'inspection l'a échantillonné, sous quel numéro de rapport ?
3. Quelle banque notifiera ou confirmera la lettre de crédit, et cette banque connaît-elle le vendeur ?
4. Quelles expéditions récentes peuvent être vérifiées auprès de l'acheteur, du transporteur ou du port ?
5. Qui est l'UBO et cette personne figure-t-elle sur une liste ?

Un intermédiaire disposant d'un mandat authentique répond aux cinq questions en une journée parce que le producteur fournit les réponses. Une chaîne de courtiers ne peut répondre à aucune, et la procédure qu'elle propose, commençant généralement par l'instrument bancaire de l'acheteur, est conçue pour éviter ces questions.

Normes et sources

La structure ci-dessus suit les recommandations du Groupe d'action financière sur le devoir de vigilance à l'égard de la clientèle, les directives anti-blanchiment de l'UE, les principes du Wolfsberg Group en matière de financement du commerce que les banques appliquent aux crédits documentaires selon les UCP 600, et le guide OCDE sur le devoir de diligence pour les chaînes d'approvisionnement en minerais. L'UE, l'OFAC et l'OFSI publient des orientations sur le filtrage et les faux positifs. Un dossier construit sur ces sources est accepté par toute banque, tout assureur ou toute contrepartie qui compte.

Format pratique

Tenez un dossier indexé par contrepartie avec une synthèse d'une page en tête : dénomination légale, numéro de registre, UBO, résultat et date du filtrage des sanctions, preuves de capacité, banque, réviseur et date de prochaine révision, avec les justificatifs derrière chaque ligne. La synthèse est ce qu'une banque ou un conseil d'administration demande ; les justificatifs sont ce qui protège la société lorsqu'une transaction est ultérieurement remise en question.