Emtia Ticaretinde KYC, Yaptırım Taraması ve Durum Tespiti: Uyumlu Bir Karşı Taraf Dosyası Nasıl Görünür

Emtia ticaretinde KYC, yaptırım taraması ve durum tespiti, uyum departmanının eklediği bir formalite değildir; bir alıcının var olmayan bir şirkete akreditif göndermesini ve bankanın ödeme gönderildikten sonra onu dondurmasını önleyen mekanizmadır. Uyumlu bir karşı taraf dosyası iki soruyu yanıtlar: bu şirket kimdir ve teklif ettiğini teslim edebilir mi. Bu makale o dosyanın neleri içerdiğini ortaya koyar.

Uyumlu bir karşı taraf dosyası nasıl görünür

Eksiksiz bir dosya beş bölümden oluşur. Her biri yalnızca karşı taraftan değil, bağımsız kaynaklardan edinilen belgelerden oluşturulur ve her biri tarih atılarak kontrol eden kişi tarafından onaylanır.

1. Yasal kimlik

• Kuruluş belgesi ve resmî şirket sicilinden (Handelsregister, Companies House, KvK, Receita Federal, DMCC vb.) doğrudan alınan güncel kayıt özeti
• Esas sözleşme ve yönetici kaydı
• Sicile göre doğrulanmış kayıtlı adres ve bir saha ziyareti, bir fatura veya üçüncü taraf raporuyla doğrulanmış faaliyet adresi
• VIES veya ulusal karşılığı üzerinden doğrulanmış vergi ve KDV kayıt numaraları
• İmza yetkililerinin kimlik belgeleri ve onlara imza yetkisi veren bir yönetim kurulu kararı veya vekâletname

2. Mülkiyet ve kontrol

Dosya, AB Kara Para Aklamayı Önleme Direktifleri uyarınca 25 % veya daha fazlasına sahip her nihai gerçek faydalanıcıyı belirler ve her düzeyde sicil özetleriyle holding şirketleri üzerinden zinciri izler. Nihai faydalanıcılarını (UBO) açıklayamayan veya açıklamak istemeyen bir karşı taraf bir banka tarafından müşteri olarak kabul edilemez ve dolayısıyla bir akreditifle ödenemez.

3. Yaptırımlar ve olumsuz medya

Yaptırım taraması AB, Birleşik Krallık OFSI, ABD OFAC ve BM listelerine ve menşe, transit ve varış ülkelerinin listelerine karşı yapılır; kuruluşu, yöneticilerini, UBO'larını, gemiyi ve muhabir bankaları kapsar. Tarama, kullanılan araç, tarih, arama terimleri ve her olası eşleşmenin sonucuyla belgelenir. Olumsuz medya taraması ile dava ve iflas sicillerinin kontrolü bölümü tamamlar. Dosya ayrıca, çift kullanımlı veya ticari kısıtlamaların geçerli olduğu durumlarda malların ihracat kontrol statüsünü ve Rus menşeli petrol ürünleri veya yaptırımlı menşeli altın gibi ürünleri etkileyen menşe kaynaklı kısıtlamaları kaydeder.

Kural: bir karşı taraf dosyasındaki hiçbir belge yalnızca karşı tarafın sözüyle kabul edilmez; her kalem ya bağımsız bir kaynaktan edinilir ya da bir kaynağa karşı doğrulanır ve doğrulama kaydedilir.

4. İfa kapasitesi

Bu, alıcıların çoğunun atladığı ve dolandırıcılıkların çoğunun istismar ettiği bölümdür. EN 590 satıcısı için dosya rafineri veya depolama sözleşmesini, terminal teyidini ve muayene şirketi ilişkisini kaydeder. Bir şeker ihracatçısı için MAPA fabrika kaydını, RADAR ihracat yetkisini ve denizcilik hattını veya nakliyeciyi kaydeder. Bir bakır katot tedarikçisi için izabe tesisini veya LME depo varantını ve marka kaydını kaydeder. Ticari referanslar, referans verilen alıcıyı santrali üzerinden arayarak teyit edilir ve sevkiyat geçmişi, mümkün olduğunda konşimento veritabanları veya liman kayıtları üzerinden kontrol edilir.

5. Mali ve bankacılık

• Son iki veya üç yılın denetlenmiş finansal tabloları veya bankadan bankaya alınan bir banka referans mektubu
• Karşı tarafın bankasının adı ve bankanın vesikalı akreditifi işleme alacağının teyidi; SWIFT mesajlaşması için iki banka arasındaki RMA ilişkisi alıcının bankası tarafından teyit edilir
• İşlem finanse ediliyorsa kredi sigortası veya bir ticaret finansmanı kuruluşunun teyidi

Durum tespiti üreticileri aracılardan nasıl ayırır

Açık piyasadaki tekliflerin çoğu aracılardan gelir. Bir üreticiden mandası olan bir aracıda yanlış bir şey yoktur, ancak dosya o mandayı göstermelidir: üreticinin antetli kağıdında, bağımsız olarak edinilen iletişim bilgileriyle üretici tarafından teyit edilmiş, imzalı ve tarihli bir yetkilendirme. İfa eden bir karşı tarafı antetli kağıttan ayıran sorular olgusaldır ve sorması hızlıdır:

1. Ürün fiziksel olarak nerede ve bunu kim teyit edecek: rafineri, terminal, fabrika, izabe tesisi veya depo?
2. Hangi muayene şirketi, hangi rapor numarasıyla numune aldı?
3. Akreditifi hangi banka ihbar edecek veya teyit edecek ve bu banka satıcıyı tanıyor mu?
4. Hangi son sevkiyatlar alıcı, taşıyıcı veya liman ile doğrulanabilir?
5. UBO kimdir ve bu kişi herhangi bir listede yer alıyor mu?

Gerçek mandası olan bir aracı beşini de bir gün içinde yanıtlar, çünkü yanıtları üretici sağlar. Bir broker zinciri hiçbirini yanıtlayamaz ve önerdiği prosedür, genellikle alıcının banka enstrümanıyla başlayan bir prosedür, soruları atlatmak için tasarlanmıştır.

Standartlar ve kaynaklar

Yukarıdaki yapı, Mali Eylem Görev Gücü'nün müşteri durum tespitine ilişkin tavsiyelerini, AB KAÖ Direktiflerini, bankaların UCP 600 kapsamındaki vesikalı akreditiflere uyguladığı Wolfsberg Grubu ticaret finansmanı ilkelerini ve mineral tedarik zincirleri için OECD durum tespiti rehberini izler. AB, OFAC ve OFSI tarama ve yanlış pozitifler hakkında rehberlik yayımlar. Bu kaynaklara dayanan bir dosya, önemli olan her banka, sigortacı veya karşı taraf tarafından kabul edilir.

Pratik format

Her karşı taraf için, en üstte tek sayfalık bir özetle dizinlenmiş bir klasör tutun: yasal ad, sicil numarası, UBO'lar, yaptırım sonucu ve tarihi, kapasite kanıtı, banka, denetçi ve bir sonraki inceleme tarihi; her satırın arkasında kanıtıyla birlikte. Özet, bir bankanın veya yönetim kurulunun istediği şeydir; kanıt ise bir işlem sonradan sorgulandığında şirketi koruyan şeydir.