KYC, Triagem de Sanções e Due Diligence no Comércio de Commodities: Como É um Dossiê de Contraparte Conforme

KYC, triagem de sanções e due diligence no comércio de commodities não são uma formalidade acrescentada pelo departamento de compliance; são o mecanismo que impede um comprador de enviar uma carta de crédito a uma empresa que não existe, e impede um banco de congelar o pagamento depois de enviado. Um dossiê de contraparte conforme responde a duas perguntas: quem é esta empresa, e ela pode entregar o que oferece. Este artigo expõe o que esse dossiê contém.

Como é um dossiê de contraparte conforme

Um dossiê completo tem cinco seções. Cada uma é construída a partir de documentos obtidos de fontes independentes, não apenas da contraparte, e cada uma é datada e assinada pela pessoa que a verificou.

1. Identidade jurídica

• Certidão de constituição e extrato atual do registro oficial de empresas (Handelsregister, Companies House, KvK, Receita Federal, DMCC e assim por diante), obtido diretamente do registro
• Estatutos sociais e registro de administradores
• Endereço registrado confirmado contra o registro, e endereço operacional confirmado por visita ao local, fatura de serviços públicos ou relatório de terceiros
• Números de registro fiscal e de IVA validados através do VIES ou do equivalente nacional
• Documentos de identidade dos signatários e uma deliberação do conselho ou procuração que os autorize a assinar

2. Propriedade e controle

O dossiê identifica cada beneficiário efetivo final que detenha 25 % ou mais, conforme exigido pelas Diretivas Antilavagem de Dinheiro da UE, e rastreia a cadeia através de quaisquer holdings com extratos de registro em cada nível. Uma contraparte que não pode ou não quer divulgar os seus UBOs não pode ser integrada por um banco e, portanto, não pode ser paga por carta de crédito.

3. Sanções e mídia adversa

A triagem de sanções é executada contra as listas da UE, do OFSI do Reino Unido, do OFAC dos EUA e da ONU, e contra as listas dos países de origem, trânsito e destino, cobrindo a entidade, os seus administradores, os seus UBOs, o navio e os bancos correspondentes. A triagem é documentada com a ferramenta utilizada, a data, os termos de busca e a disposição de cada correspondência potencial. A triagem de mídia adversa e a verificação de registros de litígios e insolvência completam a seção. O dossiê registra também o status de controle de exportação dos bens, quando se aplicam restrições de duplo uso ou comerciais, e as restrições relacionadas à origem que afetam produtos como derivados de petróleo de origem russa ou ouro de origem sancionada.

Regra: nenhum documento num dossiê de contraparte é aceito apenas pela palavra da contraparte; cada item ou é obtido de uma fonte independente ou é verificado contra uma, e a verificação é registrada.

4. Capacidade de execução

Esta é a seção que a maioria dos compradores ignora e que a maioria das fraudes explora. Para um vendedor de EN 590, o dossiê registra o contrato de refinaria ou de armazenagem, a confirmação do terminal e a relação com a empresa de inspeção. Para um exportador de açúcar, registra o registro da usina no MAPA, a habilitação de exportação no RADAR e o armador ou transitário. Para um fornecedor de catodos de cobre, registra a fundição ou o warrant de armazém da LME e o registro da marca. As referências comerciais são confirmadas ligando para o comprador referenciado através da sua central telefônica, e o histórico de embarques é verificado, quando disponível, através de bases de dados de conhecimentos de embarque ou registros portuários.

5. Financeiro e bancário

• Demonstrações financeiras auditadas dos últimos dois ou três anos, ou uma carta de referência bancária obtida banco a banco
• Nome do banco da contraparte e confirmação de que o banco tratará do crédito documentário; uma relação RMA entre os dois bancos para mensagens SWIFT é confirmada pelo banco do comprador
• Seguro de crédito ou confirmação de uma instituição de trade finance, se a transação for financiada

Como a due diligence separa produtores de intermediários

A maioria das ofertas no mercado aberto vem de intermediários. Não há nada de errado com um intermediário que detém um mandato de um produtor, mas o dossiê deve mostrar esse mandato: uma autorização assinada e datada em papel timbrado do produtor, confirmada pelo produtor através de dados de contato obtidos de forma independente. As perguntas que separam uma contraparte capaz de executar de um papel timbrado são factuais e rápidas de fazer:

1. Onde está fisicamente o produto, e quem o confirmará: refinaria, terminal, usina, fundição ou armazém?
2. Qual empresa de inspeção o amostrou, sob qual número de relatório?
3. Qual banco avisará ou confirmará a carta de crédito, e esse banco conhece o vendedor?
4. Quais embarques recentes podem ser verificados com o comprador, o transportador ou o porto?
5. Quem é o UBO e essa pessoa aparece em alguma lista?

Um intermediário com mandato genuíno responde às cinco em um dia, porque o produtor fornece as respostas. Uma cadeia de corretores não consegue responder a nenhuma delas, e o procedimento que propõe, normalmente começando com o instrumento bancário do comprador, é concebido para evitar as perguntas.

Normas e fontes

A estrutura acima segue as recomendações do Grupo de Ação Financeira Internacional sobre due diligence de clientes, as Diretivas AML da UE, os princípios de trade finance do Wolfsberg Group que os bancos aplicam a créditos documentários sob a UCP 600, e o guia de due diligence da OCDE para cadeias de suprimento de minerais. A UE, o OFAC e o OFSI publicam orientações sobre triagem e falsos positivos. Um dossiê construído sobre essas fontes é aceito por qualquer banco, seguradora ou contraparte que importe.

Formato prático

Mantenha uma pasta indexada por contraparte com um resumo de uma página no topo: nome legal, número de registro, UBOs, resultado e data da triagem de sanções, evidência de capacidade, banco, revisor e data da próxima revisão, com a evidência por trás de cada linha. O resumo é o que um banco ou um conselho pede; a evidência é o que protege a empresa quando uma transação é questionada posteriormente.