Pourquoi une « POP » envoyée par e-mail en PDF n'est jamais une preuve de produit

Chaque semaine, des acheteurs d'EN 590, de Jet A-1, de D6 ou d'ICUMSA 45 reçoivent un dossier de « preuve de produit » : un reçu de stockage en bac, une analyse SGS ou Intertek, un rapport d'injection, un passeport produit, une autorisation de vérification, parfois une photo de fûts ou d'une jauge de bac. Le dossier arrive en pièces jointes PDF depuis une adresse e-mail gratuite ou depuis un domaine enregistré quelques semaines plus tôt. Il est présenté comme l'étape qui doit satisfaire l'acheteur avant que celui-ci ne montre ses fonds. Il ne satisfait à rien, et comprendre pourquoi constitue le fondement de la prévention de la fraude dans le négoce physique de matières premières.

Un PDF est l'image d'une affirmation

Un document joint à un e-mail est un fichier que n'importe qui peut modifier. Les rapports d'inspection de cargaisons réelles circulent largement ; leur mise en page, leurs tampons et leurs signatures sont copiés dans de nouveaux rapports avec de nouveaux numéros de bac et de nouvelles dates. Les reçus de stockage en bac sont fabriqués à partir d'en-têtes de terminaux trouvés en ligne. Les lettres d'allocation de raffinerie et les « passeports produit » utilisent les logos de producteurs connus qui n'ont jamais entendu parler de l'expéditeur. Rien de tout cela ne demande de compétence. Le document paraît correct parce qu'il a été construit à partir de documents qui étaient corrects, pour quelqu'un d'autre, à un autre moment.

Règle : la preuve de produit n'est pas un document. C'est une vérification effectuée par une partie que vous désignez, en un lieu que vous pouvez identifier, à une date que vous choisissez.

Pourquoi la séquence est inversée

L'argument « POP avant POF » semble raisonnable : pourquoi un acheteur devrait-il montrer son argent avant de voir le produit ? La réponse honnête est qu'aucune des deux parties ne montre quoi que ce soit à l'autre directement. Dans une transaction légitime, les parties signent un contrat de vente et d'achat, la banque de l'acheteur émet ou pré-avise un instrument, et le produit du vendeur est vérifié par un inspecteur indépendant dans le cadre d'une autorisation de dip test au terminal. Les banques et les inspecteurs constituent la couche de vérification. Un vendeur qui insiste pour que des PDF soient acceptés comme preuve demande à supprimer cette couche.

Ce qu'est réellement chaque document de « POP »

Erreurs de construction fréquentes dans les faux dossiers

• Des numéros de bac qui n'existent pas au terminal indiqué, ou des capacités de bac incompatibles avec la quantité annoncée.
• Des dates d'analyse antérieures à la date d'injection, ou des signatures d'inspecteurs ayant quitté la société depuis des années.
• Un reçu de stockage pour un terminal de Rotterdam émis dans un fuseau horaire et une langue qui ne correspondent pas.
• Des passeports produit pour de l'EN 590 indiquant le soufre en pourcentage ou omettant le CFPP, ce qui montre qu'ils ont été adaptés d'une fiche de fuel-oil.
• Des noms de fichiers de « rapport SGS » contenant les mots « sample » ou « template ».
• Des coordonnées du terminal et de l'inspecteur qui renvoient à des numéros de mobile et à des adresses e-mail gratuites.

À quoi ressemble une véritable vérification

1. Connaître la contrepartie. Extrait du registre du commerce, bénéficiaires effectifs, filtrage des sanctions, références. Un vendeur qui refuse d'être identifié n'a pas de produit.
2. Signer d'abord le contrat. Le SPA définit le produit, la quantité, le terminal, la procédure d'inspection et l'instrument. Aucune vérification n'a lieu avant la signature, car personne n'a encore d'obligation.
3. Désigner vous-même l'inspecteur. SGS, Intertek, Bureau Veritas, Saybolt ou un laboratoire accrédité, mandaté et payé par l'acheteur. L'inspecteur contacte le terminal dans le cadre de la DTA et rend compte directement à l'acheteur.
4. Vérifier par l'intermédiaire des institutions. Confirmation du terminal, confirmation de la société d'inspection et, lorsque l'approvisionnement provient d'une raffinerie, confirmation de banque à banque ou de service conformité à service conformité.
5. Vérifier le navire, pas le papier. Pour les cargaisons à flot, le numéro IMO, la trace AIS, le gestionnaire du navire et l'agent portuaire sont des faits vérifiables.

Comment réagissent les vendeurs honnêtes

Une raffinerie, un exploitant de terminal ou un négociant établi n'a aucune difficulté avec tout cela. Ils s'attendent au KYC, ils s'attendent à un contrat signé avant l'inspection et ils sont habitués à voir les inspecteurs des acheteurs dans leurs bacs. Ce qu'ils ne feront pas, c'est remettre des PDF à une partie inconnue avant qu'un contrat n'existe, car cela exposerait leurs propres documents exactement au détournement décrit ci-dessus. Lorsqu'une contrepartie propose un dossier POP complet par e-mail dès le premier jour, ce n'est pas de la générosité. C'est le produit.

Traitez chaque pièce jointe comme une affirmation à vérifier, ne payez que les personnes que vous désignez, et laissez les banques et les inspecteurs à leur place : entre les parties.