LOI versus ICPO versus SPA: de documentketen van een fysieke grondstoffentransactie

Elke fysieke grondstoffentransactie, of het nu gaat om ICUMSA 45-suiker, EN 590 of kopercathoden, doorloopt een keten van documenten. De afkortingen LOI, ICPO en SPA komen in elke aanbieding voor, maar worden slordig gebruikt en vaak in de verkeerde volgorde. Dit artikel legt uit wat elk document is, waartoe het de partijen verplicht en hoe de keten verdergaat nadat het contract is getekend.

LOI, ICPO en SPA in één zin

Een intentieverklaring (letter of intent, LOI) is een niet-bindende uiting van belangstelling van een koper. Een onherroepelijke zakelijke inkooporder (irrevocable corporate purchase order, ICPO) is een vast koopaanbod onder vermelde voorwaarden. Een koopovereenkomst (sale and purchase agreement, SPA) is het getekende contract. Alleen de SPA schept afdwingbare verplichtingen tot levering en betaling; alles daarvoor is onderhandeling en alles daarna is uitvoering.

Intentieverklaring

De LOI opent het gesprek. Zij noemt de kopende entiteit, het product en de specificatiereferentie (EN 590 10 ppm, ICUMSA 45, kopercathoden Grade A volgens LME-specificatie), de hoeveelheid, de leveringsterm en -haven volgens Incoterms 2020, het verscheepsvenster en de beoogde betaalmethode. Zij wordt getekend door een functionaris van de koper en is uitdrukkelijk niet-bindend. Een correcte LOI bevat geen paspoortkopieën, bankrekeningnummers of bankbrief. Producenten vragen zelden om een LOI; zij beantwoorden een aanvraag met een vast aanbod zodra de koper de onboarding heeft doorlopen.

Onherroepelijke zakelijke inkooporder

De ICPO is het vaste koopaanbod van de koper. Zij herhaalt de commerciële voorwaarden en voegt de prijsbasis, het betaalinstrument (doorgaans een documentair akkreditief op zicht onder UCP 600), de inspectie-instantie en de geldigheidsduur toe. Zij is “onherroepelijk” voor die geldigheidsduur: als de verkoper zonder wijziging accepteert, bestaat er een contract. In de institutionele praktijk is de ICPO een kort document dat na het aanbod van de verkoper wordt afgegeven zodat beide elkaar spiegelen. In de markt van tussenpersonen is zij uitgegroeid tot een formulier van tien pagina's dat bankgegevens, een machtiging voor een “soft probe” en aanvaarding van een procedure vereist waarover de koper nooit heeft onderhandeld. Ondertekening verplicht de koper tot die procedure.

Regel: niets vóór de getekende SPA verplicht iemand om te verschepen, te betalen of een bankinstrument uit te geven. Een partij die op grond van een LOI of ICPO een fee, een bankbericht of een instrument eist, vraagt om prestatie voordat er een contract bestaat.

Koopovereenkomst

De SPA is het contract. Voor een eenmalige lading kan zij verkoopcontract of bevestiging heten; voor een leveringsperiode van twaalf maanden is zij een raamwerk met leveringsschema. De wezenlijke clausules zijn:

• Partijen, met registratienummers en bevoegdheid van de ondertekenaars
• Product en specificatie, met verwijzing naar de norm en testmethoden, met afkeuringsgrenzen
• Hoeveelheid en tolerantie (bijvoorbeeld ±5 % naar keuze van de verkoper bij bulkladingen)
• Prijs en prijsbasis, inclusief een eventuele indexformule en de prijsdatum
• Leveringsterm volgens Incoterms 2020, laad- en loshavens, laycan en verscheepsperiode
• Betaling: instrument, uitgevende bank, documentenlijst, uiterste uitgiftedatum
• Performance bond, indien van toepassing: uitgever, bedrag, timing, vervaldatum
• Inspectie: instantie, bemonsteringspunt, bindend karakter van het certificaat, kostenverdeling
• Overgang van eigendom en risico, overliggeld en liggetijd, overmacht
• Toepasselijk recht, plaats en reglement van arbitrage

De SPA van een producent verwijst naar haar eigen algemene voorwaarden en bevat geen “transactieprocedure” met stappen als MT799, POP en SBLC. De afwezigheid van een dergelijke procedure is op zichzelf een kenmerk van een institutionele wederpartij.

De keten na ondertekening

De meeste documenten in deze keten worden door derden met een omschreven rol afgegeven. Dat maakt de keten verifieerbaar: de inspecteur kan zijn certificaat bevestigen, de vervoerder zijn connossement en de bank haar bericht. Een keten waarin elk document van de verkoper of zijn mandaat komt, is niet verifieerbaar.

Documenten die niet in de keten thuishoren

• Soft corporate offer (SCO): een ongevraagd aanbod zonder allocatie erachter. Producenten geven vaste aanbiedingen aan geonboarde kopers en geen SCO's aan lijsten.
• Proof of product (POP): een bundel tankbewijzen, allocatiebrieven en SGS-rapporten van eerdere ladingen. Proof of product is het inspectiecertificaat op de partij die wordt verkocht, bij het laden afgegeven, en het connossement.
• Non-circumvention-, non-disclosureovereenkomst (NCNDA) en irrevocable master fee protection agreement (IMFPA) die vóór de SPA worden getekend: dit zijn makelaarsdocumenten en verplichten de koper tussenpersonen te betalen ongeacht de prestatie.

Volgorde van gebeurtenissen in een institutionele transactie

1. Aanvraag van de koper; wederzijdse KYC-uitwisseling.
2. Vast aanbod van de verkoper met geldigheid, of ICPO van de koper naar aanleiding van een indicatie.
3. Onderhandeling over de SPA-tekst, inclusief de concepttekst van het akkreditief en de inspectieclausule.
4. Ondertekening van de SPA.
5. Akkreditief, dan performance bond, dan verscheping, dan documenten en betaling.

Of de lading nu suiker, diesel of koper is, de keten is dezelfde. Een wederpartij die een bankbericht vóór het contract of een fee vóór het akkreditief plaatst, volgt geen andere procedure. Zij ontloopt de enige die werkt.